El correo electrónico sigue siendo el principal medio utilizado para realizar comunicaciones importantes, incluso dentro de las propias organizaciones. Es cierto que las redes sociales, y sobre todo la mensajería instantánea (Whatsapp, Messenger, etc.) se ha convertido en el principal canal de comunicación entre las personas. Pero dentro de una organización, el correo electrónico sigue siendo el medio oficial utilizado para las comunicaciones.
Pero ¿alguna vez te enseñaron a utilizar correctamente el correo electrónico para comunicarte? Y no me refiero a abrirlo y enviar un mensaje, sino a “comunicarte de una forma eficaz” sin agredir a nadie.
¿Te gustaría conocer algunos errores a evitar?
La pérdida del lenguaje no verbal con el correo electrónico
Nos encontramos en la era del aprendizaje autónomo. Necesitas aprender las cosas por ti mismo. Se supone que como dispones de internet, o tienes acceso a los cientos de manuales y procedimientos de tu organización, eres capaz de utilizar todas las herramientas que están a tu alcance para realizar tu trabajo y comunicarte.
Solo que no es lo mismo aprender a nadar cuando alguien te enseña “los trucos” para evitar que te hundas, que aprender a hacerlo leyendo el manual “como aprender a nadar en tan solo 5 pasos” (vaya, esto se parece al título de esta entrada).
A lo que me refiero es que oir lo que alguien dice, no es lo mismo que escuchar lo que quiere decir. Escribir un mensaje no es lo mismo que comunicar eficazmente un mensaje. Hablar con autoridad no es lo mismo que gritar.
Así que cuando escribes un correo electrónico, evita cometer errores para que tu comunicación sea eficaz, y sobre todo, para que la persona que recibe el mensaje, no se sienta agredida.
Con el correo electrónico se pierde un componente fundamental de la comunicación, el lenguaje no verbal. La persona que recibe el mensaje, no le ve la cara al agresor, así que no puede interpretar el “tono” del mensaje, a no ser que este sea muy claro, o le dejemos algunas pistas.
Por eso recomiendo el uso de los emoticonos en los correos electrónicos. Es cierto que si la comunicación es con alguien que no conoces, o es comunicación “organizacional”, el uso de los emoticonos no es recomendable. Pero en el resto de los casos, nos puede evitar alguna mala interpretación.
5 errores que no debes cometer cuando te comunicas por correo electrónico
Te dejo a continuación 5 de los errores más habituales que se cometen al utilizar el correo electrónico. Presta atención porque quizás cometas tú alguno, o puedas identificar a alguna persona que lo hace.
Escribir en mayúsculas
En el lenguaje escrito, escribir todo en mayúsculas se interpreta como si estuvieses gritando. A veces es muy cómodo escribir así, porque puede parecer que se leerá mejor. En mi opinión, no solo no es así, sino que la persona que recibe el mensaje puede interpretar algo distinto y puede acabar molestándose contigo.
Solo existe una excepción, que conozcas a la persona que te envía el mensaje y que sepas “que siempre escribe así”.
Escribir en rojo
Cuidado al utilizar los colores, especialmente el rojo. Significa peligro, y en un texto, la persona que recibe el mensaje puede pensar que el otro está enfadado. Y si no fíjate en estas dos frases:
– Creo que tu solución no es la más adecuada, así que cuando nos veamos aclararemos todo
– Creo que tu solución no es la más adecuada, así que cuando nos veamos aclararemos todo
Hace más de 6 meses que te dije…
Empezar un correo-e así, es como aparecer por la puerta con el hacha de guerra en la mano. Si necesitas recordar a alguien que tenía algo pendiente contigo, céntrate en comunicar “que es lo que quieres que ocurra”, en lugar de recordarle que lleva mucho retraso. Si empiezas con esa frase, ya no prestará atención al resto del mensaje.
Tratar de demostrar cosas que ya han finalizado
Esta es la forma más sencilla de empezar una “guerra” y la más inútil para comunicar que tú tenías razón sobre algo. Me refiero ese correo-e que recibes un mes después de que se haya resuelto un problema, en el que alguien trata de demostrar que tenía razón.
– Te adjunto una documento que demuestra que tenía razón cuando te dije hace un mes…
Enviar correo-e con copia a todos
Este es el más común de los errores. Cuando envías un correo-e a una persona, estás conversando con ella. Es una conversación 1 a 1. Al enviarlo con copia, estás invitando a más personas a que se unan a la conversación.
Imagina que estás en una habitación con un amigo, contándole un secreto. No hay nadie más. De repente, en medio de la conversación, abre la puerta y deja pasar a 3 personas, que comienzan a escuchar los consejos que te da sobre el secreto que le has contado.
¿Qué hacen esas personas allí? Tú no las has invitado a la conversación.
Lo mismo ocurre cuando en una conversación 1 a 1, envías un correo-e “con copia “ (CC) a más personas. Si es un problema del trabajo, y la copia va a los jefes, acabas de ganarte un enemigo. Este tratará de demostrar que le problema es tuyo, y te contestará enviando el correo con copia a “más jefes”… Puedes entrar en una espiral absurda de justificaciones frente a tus superiores.
A veces para solucionar un problema, lo mejor es… levantarte de tu silla, y conversar cara a cara con la otra persona.
